In einer Anwaltskanzlei entscheidet oft der erste Anruf darüber, ob aus einer Anfrage ein Mandat wird. Gleichzeitig gehören Besprechungen, Gerichtstermine und konzentrierte Aktenarbeit zum Alltag – Zeiten, in denen niemand ans Telefon gehen kann.
Warum Erreichbarkeit für Kanzleien so wichtig ist
Wer eine Anwältin oder einen Anwalt sucht, hat meist ein dringendes Anliegen: eine Kündigung, einen Unfall, eine Frist, einen Konflikt. Erreicht die Person nur die Combox, ruft sie in vielen Fällen direkt die nächste Kanzlei an. Der Aufwand, den eine Kanzlei in Empfehlungen, Website und Bekanntheit investiert, verpufft dann beim ersten unbeantworteten Anruf.
Gleichzeitig lässt sich Anrufannahme im Kanzleialltag schlecht planen. Besprechungen und Verhandlungen dulden keine Unterbrechung, und das Sekretariat ist mit Fristenkontrolle, Korrespondenz und Aktenführung ausgelastet – oder nicht durchgehend besetzt.
Jeder Anruf wird persönlich und im Namen der Kanzlei angenommen – auch dann, wenn gerade niemand im Büro ans Telefon gehen kann.
Welche Aufgaben ein Telefonservice für Kanzleien übernimmt
Der Service meldet sich mit dem Namen der Kanzlei, hört das Anliegen an und arbeitet nach gemeinsam definierten Vorgaben:
- Neue Mandatsanfragen erfassen: Rechtsgebiet, Gegenstand, Dringlichkeit und Erreichbarkeit werden strukturiert aufgenommen.
- Rückrufbitten dokumentieren: Bestehende Mandanten hinterlassen eine vollständige Nachricht statt einer Combox-Ansage.
- Termine koordinieren: Terminwünsche für Erstberatungen werden nach Ihren Vorgaben aufgenommen oder direkt eingetragen.
- Dringendes kennzeichnen: Fristsachen und eilige Anliegen werden nach einer vereinbarten Eskalationslogik sofort weitergegeben.
- Anrufspitzen abfangen: Etwa nach Medienberichten, Serienbriefen oder während Ferienabwesenheiten.
Diskretion und klare Grenzen
Gerade im rechtlichen Umfeld gilt: Der Telefonservice erteilt keine Rechtsauskünfte und bewertet keine Sachverhalte. Er nimmt auf, dokumentiert und leitet weiter – mehr nicht. Verbindliche Formulierungen und definierte Übergabepunkte sorgen dafür, dass keine Erwartungen geweckt werden, die nur die Kanzlei selbst erfüllen kann.
Bewährte Regeln sind zum Beispiel:
- Bei inhaltlichen Fragen wird eine Rückrufnotiz für die zuständige Anwältin oder den zuständigen Anwalt erstellt.
- Es werden nur die Informationen aufgenommen, die für die Bearbeitung der Anfrage nötig sind.
- Weiterleitungen erfolgen nur an vereinbarte Ansprechpersonen und zu vereinbarten Zeiten.
- Über laufende Mandate wird am Telefon keine Auskunft gegeben.
Was das für Ihre Kanzlei bedeutet
Sie bleiben erreichbar, ohne Ihre konzentrierte Arbeitszeit zu opfern. Mandantinnen und Mandanten sprechen mit einem Menschen statt mit einer Maschine, neue Anfragen landen strukturiert in Ihrem Posteingang, und Ihr Sekretariat wird spürbar entlastet – zu einem monatlichen Fixpreis, ohne dass Sie zusätzliches Personal einstellen müssen.
Häufige Fragen
Melden Sie sich mit dem Namen unserer Kanzlei?
Ja. Wir nehmen jeden Anruf mit Ihrem Kanzleinamen und der von Ihnen gewünschten Begrüssung entgegen – Anrufende merken nicht, dass ein externer Service antwortet.
Wie schnell erhalten wir die Nachrichten?
Unmittelbar nach dem Gespräch, wahlweise per E-Mail oder auf dem mit Ihnen vereinbarten Weg – inklusive aller erfassten Angaben.
Können Sie auch nur zeitweise übernehmen?
Ja. Viele Kanzleien leiten nur während Besprechungen, Gerichtsterminen oder Ferien um. Sie entscheiden, wann Ihr Telefon bei uns landet.
